Пользовательское соглашение
ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке и защите персональных данных гостей ФГБУ «Оздоровительный комплекс «Бор»
Положение об обработке и защите персональных данных гостей федерального государственного бюджетного учреждения «Оздоровительный комплекс «Бор» Управления делами Президента Российской Федерации (далее – Комплекс) является локальным нормативным актом, разработанным на основе Конституции Российской Федерации, Федерального закона
от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации», Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ
«О персональных данных», иных нормативно-правовых актов, действующих на территории Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение разработано в целях обеспечения защиты персональных данных гостей Комплекса.
1.2. Основные понятия, используемые в Положении:
Комплекс - организация, предоставляющая гостиничные услуги гостю;
гость - физическое лицо, потребитель гостиничных услуг, субъект персональных данных;
гостиничные услуги - действия Комплекса по размещению Гостей в объекте размещения, а также иная деятельность, связанная с размещением и проживанием, которая включает в себя основные и дополнительные услуги, предоставляемые Гостю;
персональные данные - информация, сохраненная в любом формате, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), которая сама по себе или в сочетании с другой информацией, имеющейся в распоряжении Комплекса, позволяет идентифицировать личность Гостя;
обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц;
конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространение без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.
1.3. Настоящим Положением устанавливается порядок обработки персональных данных Гостей, для которых Комплексом осуществляется весь спектр услуг по приему и размещению.
1.4. Целью Положения является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных.
1.5. Персональные данные Гостей обрабатываются в целях исполнения договора возмездного оказания услуг по предоставлению услуг по проживанию или временному размещению, одной из сторон которого является Гость. Комплекс собирает данные только в объеме, необходимом для достижения названной цели.
1.6. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации.
1.7. Настоящее Положение утверждается генеральным директором Комплекса и является обязательным для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к персональным данным Гостя Комплекса.
2. Состав и получение персональных данных Гостей.
2.1. Сведения о персональных данных Гостей, являются конфиденциальными. К персональным данным относятся:
- анкетные данные (ФИО, дата и место рождения и др.)
- паспортные данные (в т.ч. адрес регистрации, адрес места жительства);
- номер контактного телефона;
- адрес электронной почты.
Режим конфиденциальности также распространяется на:
- даты заезда/ выезда гостя, период проживания;
- фактическое нахождение гостя в Комплексе;
- формы оплаты и суммы выставленных счетов за проживание, дополнительные услуги;
- посетители гостя, их численность, контактные данные, время, проведенное в номере гостя.
2.2. Все персональные данные клиентов работники Комплекса получают непосредственно от субъекта персональных данных – Гостей.
2.3. В случае необходимости применения режима конфиденциальности к другим категориям информации, генеральный директор Комплекса вправе издать приказ о придании информации статуса конфиденциальной, с обязательным ознакомлением с приказом работников, имеющих доступ к указанной информации, и последующим внесением указанной информации в перечень, установленный настоящим Положением.
3. Обработка и хранение персональных данных Гостей Комплекса.
3.1. Обработка персональных данных Комплексом в интересах Гостей заключается в получении, систематизации, накоплении, хранении, уточнении (обновлении, изменении), использовании, обезличивании, блокировании, уничтожении и в защите от несанкционированного доступа персональных данных Гостей.
3.2. Согласие Гостей на обработку персональных данных оформляется при подписании договора возмездного оказания услуг по проживанию (обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных – Гость).
3.3. Обработка персональных данных Гостей ведется методом смешанной обработки.
3.4. К обработке персональных данных Гостей могут иметь доступ только работники Комплекса, допущенные к работе с персональными данными Гостей, ознакомленные под подпись с Положением о защите персональных данных Гостей.
3.5. Перечень работников, имеющих право доступа к персональным данным (далее – Перечень), определяется приказом генерального директора Комплекса на основании должностных обязанностей работников и производственной необходимости. С указанным Перечнем работники должны быть ознакомлены под подпись.
3.6. Персональные данные Гостей в электронном виде хранятся в базе локальной компьютерной сети Комплекса. Доступ к персональным данным имеют только лица, допущенные к обработке персональных данных Гостей.
4. Использование и передача персональных данных Гостей.
4.1. Использование персональных данных Гостей осуществляется Комплексом исключительно для достижения целей, определенных договором возмездного оказания услуг между Гостем и Комплексом, в частности, для предоставления услуг по проживанию или временному размещению, а также дополнительных услуг.
4.2. При передаче персональных данных Гостей Комплекс должен соблюдать следующие требования:
4.2.1. Предупредить лиц, получающих персональные данные Гостей о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные Гостей, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Данное положение не распространяется в случае обезличивания персональных данных и в отношении общедоступных данных.
4.2.2. Разрешать доступ к персональным данным Гостей только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
4.3. Трансграничная передача персональных данных не производится.
4.4. Лица, в установленном порядке получающие доступ к персональным данным и другой конфиденциальной информации обязаны подписать соответствующее обязательство о неразглашении, а также не предоставлять и не разглашать такую информацию в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в т. ч. с использованием технических средств) без согласия обладателя такой информации.
Обязательства лиц о неразглашении персональных данных гостей хранятся у непосредственного руководителя.
5. Защита персональных данных Гостей от несанкционированного доступа.
5.1. Комплекс обязан при обработке персональных данных Гостей принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от несанкционированного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий
5.2. Для эффективной защиты персональных данных Гостей необходимо:
5.2.1. соблюдать порядок получения, учета и хранения персональных данных Гостей;
5.2.2. применять технические средства охраны, сигнализации;
5.2.3. ознакомить всех работников, связанных с получением, обработкой и защитой персональных данных Гостей, с настоящим Положением под подпись;
5.2.4. привлекать к дисциплинарной ответственности работников, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Гостей Комплекса.
5.3. Допуск к персональным данным Гостей работниками, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
5.4. Документы, содержащие персональные данные Гостей, хранятся в специально отведенных помещениях, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
5.5. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Гостей, обеспечивается:
-использованием лицензионных программных продуктов, предотвращающих несанкционированный доступ третьих лиц к персональным данным Гостей;
-системой паролей. Пароли устанавливаются системным администратором и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным Гостей.
5.6. Копировать и делать выписки персональных данных Гостей разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя.
5.7. Работникам Комплекса запрещается выносить вышеуказанную информацию за пределы Комплекса на бумажных, машиночитаемых и иных носителях за исключением случаев, когда это необходимо в силу производственной необходимости для выполнения работниками своих должностных обязанностей.
5.8. При работе с персональными данными Гостей, работникам Комплекса следует соблюдать меры, предупреждающие и ограничивающие доступ к указанной информации не уполномоченных на ее получение лиц. В том числе:
- не передавать свой пароль от входа в систему управления Комплексом третьим лицам;
- по окончании работы в системе – завершить сеанс пользователя;
- не допускать хранения в открытом доступе договоров возмездного оказания услуг и других документов, содержащих конфиденциальную информацию;
- архивы документов хранятся в помещениях с ограниченным доступом в закрывающихся на ключ шкафах в течение установленного нормативно-правовыми актами РФ срока;
- после истечения установленного нормативно-правовыми актами РФ срока хранения, документы уничтожаются вручную, либо с использованием специального оборудования и составляется соответствующий акт.
5.9. Нарушение данных обязанностей считается совершенным, когда сведения, содержащие персональные данные и другую конфиденциальную информацию, стали известны лицам, которые не должны располагать такой информацией.
5.10. По разрешению руководящих органов и лиц Комплекса раскрытие конфиденциальной информации (персональных данных) третьим лицам возможно в случае привлечения их к деятельности, требующей знания такой информации, и только в том объеме, который необходим для реализации целей и задач Комплекса, а также при условии принятия ими на себя обязательства не разглашать полученные сведения.
6. Обязанности работников Комплекса по обеспечению сохранности персональных данных.
6.1. Комплекс обязан:
6.1.1. Осуществлять обработку персональных данных Гостей исключительно в целях оказания законных услуг.
6.1.2. Получать персональные данные Гостя непосредственно у него самого. Если персональные данные Гостя возможно получить только у третьей стороны, то Гость должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
6.1.3. Не получать и не обрабатывать персональные данные Гостя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законом.
6.1.4. Предоставлять доступ к своим персональным данным Гостю или его законному представителю при обращении либо при получении запроса, содержащего номер основного документа, удостоверяющего личность Гостя или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе и собственноручную подпись Гостя или его законного представителя. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Сведения о наличии персональных данных должны быть предоставлены Гостю в доступной форме и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных.
6.1.5. Обеспечить хранение и защиту персональных данных Гостя от неправомерного их использования или утраты.
6.1.6. В случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними Комплексом при обращении или по запросу субъекта персональных данных или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Комплекс обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения такого запроса на период проверки.
6.1.7. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных Комплекс на основании документов, представленных субъектом персональных данных или его законным представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные и снять их блокирование.
6.1.8. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными Комплекс в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязан устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений Комплекс в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязан уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Комплекс обязан уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.
7. Права Гостя.
7.1. Гость имеет право на:
- доступ к информации о самом себе, в том числе содержащей информацию подтверждения факта обработки персональных данных, а также цель такой обработки; способы обработки персональных данных, применяемые Комплексом; сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ; перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения, сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; сведения о том, какие юридические последствия для Гостя может повлечь за собой обработка его персональных данных;
- определение форм и способов обработки его персональных данных;
- ограничение способов и форм обработки персональных данных;
- запрет на распространение персональных данных без его согласия;
- изменение, уточнение, уничтожение информации о самом себе;
- обжалование неправомерных действий или бездействий по обработке персональных данных и соответствующую компенсацию в судебном порядке.
8. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных Гостя.
8.1. Комплекс несет ответственность за персональную информацию, которая находится в его распоряжении и закрепляет персональную ответственность работников за соблюдением установленного режима конфиденциальности.
8.2. Каждый работник, получающий для работы документ, содержащий персональные данные Гостя, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
8.3. Любое лицо может обратиться к работнику Комплекса с жалобой на нарушение данного Положения. Жалобы и заявления по поводу соблюдения требований обработки данных рассматриваются в трехдневный срок со дня поступления.
8.4. Работники Комплекса обязаны на должном уровне обеспечивать рассмотрение запросов, заявлений и жалоб Гостей, а также содействовать исполнению требований компетентных органов.
8.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных Гостей, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9. Заключительные положения.
9.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Комплекса.
9.2. Настоящее Положение является внутренним документом Комплекса, и подлежит размещению на официальном сайте – www.ok-bor.ru, а также на сайтах его филиалов.
9.3. Контроль исполнения требований настоящего Положения осуществляется ответственными за обеспечение безопасности персональных данных в Комплексе.
9.4. Изменения и дополнения в настоящее Положение могут быть внесены на основании приказа генерального директора Комплекса.
9.5. Приложениями к данному Положению являются:
- форма договора возмездного оказания услуг по проживанию в Комплексе;
- пользовательское соглашение (для размещения на Веб – сайтах).
Пользовательское соглашение.
Соглашаясь с условиями настоящего пользовательского соглашения, Вы даете свое согласие на сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу в адрес Комплекса, обезличивание, уничтожение своих персональных данных: фамилия, имя, отчество, адрес электронной почты, номер телефона, гражданство. Указанные персональные данные запрашиваются с целью предоставления Гостю запрошенных услуг, ответа на его запросы. Данные отображаются в ответах на запросы, бухгалтерской, отчетной документации, путевке. Такие данные, как адрес электронной почты, используются для получения отзывов о качестве сервиса Комплекса. Настоящее согласие предоставляется Гостем для осуществления любых, не противоречащих законодательству Российской Федерации действий в отношении персональных данных, направленных на достижение указанных в пользовательском соглашении целей, в том числе онлайн – бронирование Гостем выбранного Комплекса (если оно производится через форму обратной связи), составления отчетной и бухгалтерской документации, получение отзывов о качестве сервиса Комплекса.
В случае предоставления Гостю рекламных и маркетинговых материалов, ему так же предоставляется возможность отказа от получения таких материалов в будущем.
Используя Веб-сайты ФГБУ «ОК «Бор», включая сайты его филиалов, оформляя бронирование, направляя его через указанные Веб-сайты, Вы соглашаетесь с текстом данного соглашения. В случае несогласия с какими-либо положениями этого документа рекомендуется прекратить использование настоящего Веб-сайта. Продолжение использования Веб-сайта однозначно расценивается ка принятие всех условий данного соглашения.
